как всё успевать

Честно, я очень скептически относился к вопросу формулирования личной миссии и видения своего пути. Ну, типа и так же понятно, вот есть работа, её нужно работать, делать хорошо и в срок. К чему ещё какие-то нагромождения? Прочтя книгу Марка Фростера «Сделай это завтра», решил письменно сформулировать, что же я делаю и зачем. Несмотря на внутреннюю уверенность, что мне всё понятно, сев за лист бумаги, я впал в ступор. На формулировку миссии и видения потратил, наверное, полгода и до сих пор их допиливаю. В действительности, как и было написано в книге, миссия — это фундамент, на котором строится вся остальная система.

Перед постановкой любой задачи нужно понимать, для чего она появляется в жизни. А чтобы это понимание было, нужно сформулировать свою миссию — Фрост называет это видением. Чем чётче видение, тем выше концентрация на задаче и яснее понимание, что нужно делать для достижения цели. Оттачивать формулировку помогают два вопроса: Что я буду делать? И что я делать не буду? Эти два вопроса создают коридор возможностей, задают ресурсные ограничения (временные, финансовые и другие).

О том же, но с другими вопросами, пишет и Тимур Зарудный в своём курсе о длительных начинаниях. Рекомендую:

«Без разбора сложно понять ценность задачи. Без понимания ценности не ясно, стоит ли на это тратить ресурсы. Поэтому сначала ищите ответы на вопросы «зачем» и «как это улучшит мою жизнь». Это сложно, потому что, в отличие от работы над проектами, здесь вы копаетесь в собственной жизни и часто боитесь признаться себе в очевидном. Я боюсь.»

Сейчас у меня есть глобальная миссия, она слишком личная, не готов ей поделиться. Но есть миссия и у каждого проекта, которая согласована с общим видением.

Например, моя миссия в этом блоге — разобраться в вопросах, которые меня интересуют, прокачать навыки съёмки и писательства, получить новые знания. Я пишу без оглядки на статистику популярных постов и не ведусь на хайповые темы.

Эта формулировка помогает не рефлексировать на тему количества подписчиков, обязательств перед аудиторией и не превращает блог в полноценную работу. В результате писать всегда в кайф, и это имеет для меня ценность.

Наличие миссии сделало меня более разборчивым в том, чем я занимаюсь. Любая задача или проект проходят через фильтр: зачем мне это? Если я потрачу своё время на эту задачу, окажусь ли я ближе к своей цели? Эти вопросы помогают не вписываться в проекты, которые раньше могли показаться мне интересными, но в реальности просто отнимали время и уводили в сторону.

Миссия помогает сформулировать стратегический план. Это список больших целей и проектов, которые я планирую реализовать в ближайший год. Увы, я не смогу одновременно стать крутым барабанщиком, классным фотографом, известным писателем, много путешествовать, знать 15 языков, научиться каллиграфии и керамике, быть любящим мужем и заботливым отцом. Очень хотелось бы, но нужно выбирать. Пришлось честно признаться, если я хочу развиваться и делать что-то полезное, то нужно ограничить количество проектов и задач, а не распыляться на всё и получать ничего.

Тут помог совет из книги Яны Франк «Муза и чудовище». Яна рисует иллюстрации в журналы, пишет книги, работала креативным директором в большом агентстве. Пытаясь совмещать работу и дом, сформулировала собственную систему организации творческих процессов. Кроме всего прочего, в её жизни появилась тяжёлая болезнь, которая отняла уйму сил. Необходимость проводить много времени в больнице вынудила её пересмотреть свои планы на жизнь. Она начала с того, что выписала на карточки все проекты, которые хотела бы сделать за год. Затем прикинула, сколько времени потребуется на их реализацию и оказалось, что даже в пятилетку уложиться будет сложно. Жить с таким горизонтом планирования очень сложно, если не взяться за проект в ближайший год, то это всё равно, что похоронить его. Вероятность, что получится вернуться к нему, почти нулевая. А тащить за собой планы, которым не суждено сбыться, достаточно разрушительно для внутренней гармонии (здоровья, психики).

Я поступил так же. Выписал всё, что хочу сделать помимо основной работы. Список получился внушительным.

Я, Дёмшин Евгений Владимирович, в 2019 году:

• Закончу съёмки проекта «Город в лесу» и подготовлю выставку.
• Сниму фотопроект об умирании стрит-фотографии.
• Запишу благотворительный видеокурс по обработке в Lightroom.
• Сниму 12 портретов незнакомых мне людей со сложной постановкой света и проработкой образа.
• Составлю коммерческое портфолио съёмок для бизнеса.
• Выучу грамматику английского языка.
• Запущу еженедельный дайджест для подписчиков блога.
• Научусь вести семейный бюджет.
• Сниму фильм года о своём 2019.
• Сниму фотопроект о 90-х.
• Сниму фотопроект об ошибках восприятия.
• Напишу курс по прокачке визуального восприятия через e-mail-рассылку.
• Выучу французский язык.
• Проведу неделю с папой наедине.
• Запишу видеокурс по мобильной фотографии.
• Буду вести инстаграм ежедневно.
• Пройду обучение в docdocdoc.

Затем каждый проект пропустил через фильтр миссии, на этом этапе отвалились проекты, оказавшиеся просто увлекательными, но не полезными. Затем прикинул время, необходимое на каждый проект, и понял, что всё не успею. Выбрал самое важное. Сегодня список выглядит так (зачёркнутое — выполнено):

• Закончу съёмки проекта «Город в лесу» и подготовлю выставку.
• Сниму фотопроект об умирании стрит-фотографии.
• Запишу благотворительный видеокурс по обработке в Lightroom.
• Сниму 12 портретов незнакомых мне людей со сложной постановкой света и проработкой образа (на сентябрь снято 7).
• Составлю коммерческое портфолио съёмок для бизнеса.
• Научусь вести семейный бюджет.
• Сниму фильм года о своём 2019.
• Выучу французский язык до начального уровня.
• Проведу неделю с папой наедине.
• Буду вести инстаграм ежедневно.
• Пройду обучение в docdocdoc.

У меня никогда бы не получилось адекватно оценить время на эти проекты, если бы прежде я не наладил свои отношения со временем. С середины прошлого года я вёл постоянные наблюдения за тем, сколько времени и на что я трачу.

У меня совершенно нет чувства времени. Отчасти поэтому раньше мой план на год выглядел совершено безумно, десятки больших проектов, требующих постоянного внимания и работы. В итоге я метался между ними, ничего не успевал, проекты затягивались. Какие-то просто отваливались и превращались в червячка, который точил меня изнутри за то, что я облажался. Понять, в чём причина и что делать мне помогла книга «Эта странная жизнь» Даниила Гранина. Прочтя её, я признался себе, что мои внутренние часы собирали на китайской фабрике левой пяткой, на них лучше и не смотреть. Раз внутри всё сбоит, то нужно доверять внешним часам. Чтобы лучше планировать свой рабочий график, я начал вести подробный учёт времени, как это делал герой книги академик Любящев. Только вместо тетрадок я использую приложение Hours. В нём можно настроить учёт по проектам и конкретным задачам. Прямо сейчас у меня включён таймер «Писательство», он работает всегда, когда я пишу в блог. В платной версии программы есть доступ к аналитике, но я пользуюсь бесплатной. В конце каждого дня переношу данные из Hours в Excel-файл, где настроены нужные мне метрики. Каждую неделю провожу анализ и сравнение с предыдущим периодом, каждый месяц — большое ревью, но об этом позже. Ручная обработка данных позволяет быть более внимательным к полученной статистике. На мой взгляд, излишняя автоматизация снижает осознанность.

Первый график каждого месяца показывает, сколько я спал, сколько работал (тут учитывается всё время, потраченное с пользой), а сколько тупил (это время, проведённое в соцсетях, за игрой в приставку, просмотр сериалов и прочее). Я не считаю эти занятия абсолютным злом, они тоже необходимы в качестве разрядки. Но очевидно, что на них тратится много времени, к концу года я хочу сократить эту категорию до 20%.

На втором графике я вижу, как тратилось эффективное время. Моя текущая боль — целевые проекты. Это съёмки личных проектов, запись обучающих курсов, статьи в блог и прочие задачи, не связанные с заработком. Пока я не вёл подробный учёт, мне казалось, что я уделяю им достаточно времени. Но по факту оказалось, что редко хотя бы до 10% дотягивает. Цель — увеличить время на эти дела до 20%. И я уже знаю, где взять эти часы.

В результате наблюдений подтвердилась общеизвестная теория: нужно высыпаться и соблюдать режим дня. Вроде и так очевидно, но когда видишь подтверждение этого факта на собственной статистике, воспринимаешь его иначе. Если лёг вовремя и выспался, то день, как правило, проходит более эффективно, меньше отвлекаюсь, сосредоточен и успеваю всё, что запланировал. Если накануне смотрел сериалы до часу ночи, или гулял с друзьями, а встал рано, дольше раскачиваюсь, нет фокуса. В таком случае лучше поспать подольше, больше толку будет.

Плюс в самом процессе наблюдений появляется азарт. Каждый день хочется побить прошлый рекорд по количеству полезных часов, и если таймер не включён, уже чувствую дискомфорт. Сразу всплывают вопросы: чем ты сейчас занят? Это тебе полезно?

Как только я наладил учёт времени, стало проще и с планированием. Раньше я постоянно страдал из-за того, что планировал слишком много, так как не мог точно оценить, сколько времени уйдёт на задачу, и не выполнял взятые на себя обязательства. Некоторые задачи болтались в списке до тех пор, пока либо не теряли актуальность, либо не наступал дедлайн, вынуждающий решать их в авральном режиме.

Сейчас в моей системе всё иначе. В основном в ней лежат принципы из книги Марка Фростера «Сделай это завтра». Всё планирование строится на закрытых списках задач без приоритетов.

Все задачи, оказавшиеся в списке, одинаково важны и должны быть выполнены в течение дня. Такой подход позволяет не думать о том, за какую задачу браться в первую очередь. Правильный ответ — за любую. И выполнять их можно в произвольном порядке.

У закрытых списков без приоритетов есть два основных правила:

1. Все задачи из списка должны быть выполнены к концу дня.
2. В список дел невозможно добавить новые дела. Все входящие задачи автоматически перемещаются в список на завтра. За исключением тех, что должны быть сделаны немедленно (крайне редкий случай).

Реактивный режим — построен на базовых инстинктах. Стимул — реакция.

Реактивный мозг спасает нас от опасностей, если споткнулся и падаешь, то именно реактивный мозг заставляет подставить руки и не убиться. Это сокращает время реакции, мы не думаем, а действуем рефлекторно. Но если реактивный мозг захватывает контроль в ситуациях, не связанных с опасностью, то дело плохо.

— Так, нужно сделать работу.
— Ээээ, чувак, можно же налажать, за это нас по голове не погладят. Давай-ка лучше останемся на диване и посмотрим сериальчик, это абсолютно безопасно, очень комфортно и даже приятно!

Рациональный режим — контролируется префронтальной корой, отделом мозга более высокого уровня. Мысль — Решение — Действие.

Именно этот режим позволяет заканчивать длительные проекты. Проблема в том, что пока реактивный мозг видит угрозу в работе, он держит ногу на тормозе. Но хорошая новость в том, что реактивный мозг — глупый, а рациональный умный, и может обхитрить реактивный.

Мозгу проще реагировать, действовать в реактивной модели, она менее энергозатратна. При планировании нужно заложить условия, при которых мозгу будет выгодно действовать в рациональном режиме или обхитрить его.

Для снижения уровня тревоги и избавления от лишних напрягов я использую разные лайфкахи. Например, отношение к задаче может изменить формулировка. Вместо «написать пост о системе планирования», пишу «сделать подход к тексту о системе планирования». Написать пост — очень большая задача. Нужно определить основную идею, выделить главные тезисы, сформулировать предложения, проиллюстрировать примерами. Короче, за один присест не получится и реактивный мозг, видя этот объём, пытается соскочить. А вот формулировка «сделать подход» не выглядит угрожающе. В принципе, достаточно просто открыть файл и написать пару предложений — это уже подход. В этом нет ничего опасного. Но когда файл открыт, и пара предложений пройдена, можно спокойно продолжать писать, пока не прозвенит таймер.

Таймер тоже помогает успокоить реактивный мозг. В самом начале я пользовался классической техникой Помодоро. Это когда 25 минут работаешь, 5 отдыхаешь, после четырёх циклов большой перерыв в 15-20 минут. Но постепенно я стал замечать, что мне комфортней более длинные интервалы, сейчас я работаю 45 минут и делают перерыв на 5-10 минут. Гораздо чаще вхожу в состояние потока, когда полностью отключаюсь от реальности и всё внимание сосредотачиваю на работе.

Чтобы состояние потока сохранялось как можно дольше, нужно максимально исключить отвлекающие штуки. У меня на телефоне отключены все уведомления, я проверяю мессенджеры два-три раза в день и отвечаю на все накопившиеся сообщения разом. Я перестал читать ленты в соцсетях, выборочно захожу на страницы тех, кто мне действительно интересен. Смысл этих ограничений в снижении случайностей, которые заставляют меня реагировать немедленно, а значит, включается реактивная часть мозга. Что-то из этих случайностей воспринимается как угроза, а что-то как удовольствие — это тоже плохо. Прилетает ссылка на классное видео из ютубчика и хоп, обнаруживаешь себя уже на пятом ролике подряд. Конечно, полностью избавиться от элемента случайности невозможно, но чем меньше её будет, тем лучше контроль над своим временем.

Ещё натренировать сфокусированность мне помогает медитация. Тоже не очевидная штука, к которой я относился скептически, но однажды решил попробовать. И что удивительно, результаты появились уже через неделю. Сперва я просто стал более спокойным, перестал остро реагировать на раздражители (особенно за рулём). А дальше начал замечать, что отвлекаюсь гораздо реже, просто сижу и работаю. Первое время я медитировал с платным приложением Headspace, подписка — 1000 рублей в месяц. Не слабо, но это придаёт ценность и заставляет пользоваться им каждый день. И ещё оно на английском, но школьного уровня хватит. У Энди Паддикомба, автора приложения, очень приятный голос, и он круто проводит через все стадии погружения в себя. Сейчас появилось похожее приложение на русском, говорят, тоже хорошее, но я не пробовал. Примерно через полгода я стал пробовать самостоятельные практики и сейчас обхожусь без приложения. Каждое утро сажусь и фокусируюсь на дыхании, пятнадцати минут достаточно.

Регулярность подходов — суперважный элемент для достижения результатов. Большой проект нельзя сделать в один приём. Значит, нужно нарезать его не кусочки и ежедневно двигаться по чуть-чуть, а для этого нужна дисциплина. Без регулярных подходов все описанные выше методы превратятся в тыкву. Планы начнут рушиться, задачи перестанут выполняться, а время потратится впустую.

Приучить себя к дисциплине — самый сложный этап. Я всё ещё в процессе и это похоже на блуждание по лесу, интуитивное движение по внешним ориентирам. Одной из путеводных звёзд стал курс Тимура Зарудного о работе над длительными проектами.

В курсе Тимур делится различными приёмами, помогающими доводить начатые дела до конца. Особенно в отношении проектов, растянутых во времени. Если задачу можно сделать за два-три подхода, то с этим, как правило, не возникает больших проблем. А вот когда делаешь большой проект, например, снимаешь документальную серию фотографий (или ведёшь блог), то нужно постоянно поддерживать мотивацию, соблюдать сроки и видеть цель. Общая идея всех этих приёмов — снижать количество напрягов, возникающих в процессе.

И опять всё начинается с понимания цели. Чем конкретней формулировка, тем лучше. Например, «регулярно вести блог о фотографии» не сработает, в этой формулировке нет понимания результата, только процесс. А вот «писать посты, чтобы учиться чему-то новому» — гораздо лучше.

Сейчас каждый пост — мини-проект со своими целями. Этот, например, чтобы систематизировать то, что уже знаю и применяю, освежить в памяти полученные знания и, возможно, выявить белые пятна.

Ещё очень классная штука, которая со мной сработала, это не только описание результата выполнения цели, но и того, что будет, если её не достичь. Такая мотивация от противного — вербализация внутреннего страха подталкивает к завершению, уже не хочется облажаться.

Если я не буду вести блог, то это будет морально давить на меня. Буду развиваться как профессионал медленнее, узнавать меньше.

Чрезмерный перфекционизм — зло, от него нужно избавляться. Если ещё на старте разрешить себе сделать фигню, будет проще. Я пишу посты не для того, чтобы получить Пулитцеровскую премию, а чтобы решить собственные задачи. Меня не сильно заботит, что думают об этом окружающие, всё это в первую очередь для меня, а если это окажется полезным кому-то ещё — ну, супер, но это не обязательно. Конечно, это не значит, что можно гнать откровенную халтуру. Я понимаю, что пост не напишется с первого раза и скорее всего мне придётся переписать этот абзац раза три. Но как только я почувствую, что он готов на 80% — можно публиковать. Оставшиеся 20% сожрут в два раза больше времени и сил, чем вся предыдущая работа. Разницу никто не оценит, да и по правде 80% это уже много, большинство и до 50% не дотягивает.

Важно определить МДП — минимально полезное действие для каждого проекта. Чтобы опубликовать пост, нужно его писать, а не выбирать лучшую программу для работы с текстом, подбирать картинки и размышлять над структурой. Всё это не приближает меня к финальному результату.

МДП для блога — писать 45 минут ежедневно. Завожу таймер и пишу. Определить временные рамки тоже важно, идеально писать в одно и то же время каждый день, так мозг быстрее выработает привычку, и работа будет выполняться с меньшим сопротивлением. Об этом можно более подробно прочесть в посте «Эффективные способы обучения». Но если честно, с этим у меня проблемы, съёмки проходят в разное время и график каждого дня строится индивидуально. Более-менее удаётся соблюдать утренние ритуалы: медитация и пробежка.

Этот недостаток стараюсь компенсировать однообразной схемой в работе над проектом. В написании постов у меня так:

1. Сначала я тезисно накидываю идеи, которые хочу раскрыть в посте.
2. Затем развиваю каждый тезис, собираю примеры. На этом этапе пишу как придётся, без оглядки на грамматику и стилистику. Даже не перечитываю написанное.
3. Когда раскрыты все тезисы, начинаю перечитывать и переписывать. Удаляю лишнее, добавляю примеры, согласую стилистику.
4. Проверяю грамматику. (Точнее, отправляю редактору. Лара, привет!)

На каждом этапе пост готов на 100%, с каждым новым подходом меняется глубина проработки. Аналогичным образом и с обработкой фотографий. За один подход я отбираю, затем делаю первичную коррекцию и в последний подход ретушь.

Так как я работаю дома, то бывает сложно сосредоточиться на задаче. Тут и диван под боком, чай с плюшками и телек с сериальчиками. Короче, рассадник соблазнов для прокрастинатора. Чтобы войти в рабочий ритм, я начинаю с простеньких задач, главное усадить себя за стол и начать делать. Помните, да, можно браться за любую задачу из списка. Самое сложное — продержаться первые 10 минут, затем мозг отключает сопротивление и входит в рабочий режим. И вот тут важно не нарушить это состояние. По этой причине экран моего телефона всегда пуст. Только я решаю, когда мне проверить сообщения и на них ответить.

Но ступор случается всё равно. В такие моменты нужно уметь брать паузу. Для этого я веду дневник и каждую неделю подвожу итоги. Чем больше наблюдаешь за собой, тем менее болезненно воспринимаются эти паузы. Потому что прогресс и так виден, со временем появляется понимание, что пошло не так, где случился сбой и как его поправить.

Чтобы сохранять мотивацию или подбодрить себя в период слабости, периодически возвращаюсь к целям на год и миссии, это не даёт забыть, зачем всё это делается и как конкретные шаги приближают меня к цели. Конечно, нужно смотреть и слушать, что прёт, собирать мудборды, медитировать. И, самое главное, делать!

Чтобы двигаться вперёд и реже спотыкаться, отслеживаю фэйлы, ищу паттерны и устраняю причины их возникновения. Для этого веду ежедневные записи.

Мой дневник состоит из четырёх пунктов. Сначала кратко пересказываю, как прошёл день, какие события произошли, что чувствовал, о чём думал, какие вопросы меня тревожили. Это свободный поток мыслей, я просто выгружаю из головы события дня. Пока пишу, ещё раз прокручиваю день в голове, выделяю главное событие. Затем из этого события пробую сложить интересную историю, которую можно рассказать при случае. Этот приём я подсмотрел в одном выступлении TEDx, где Мэтью Дикс рассказывает, что интересные истории есть у каждого, просто мы их не замечаем. Повторяя этот ритуал, я стал более внимательным к происходящему в течение дня. Первые попытки часто заканчивались ничем, я садился и не знал, что написать. Вот день закончился, а я ничего не могу вспомнить. Что со мной происходило за день? Жуткое ощущение, будто ты и не живёшь вовсе.

Затем я выписываю пять благодарностей, кому и за что я сегодня благодарен. Увы, но очень многое из того, что для нас делают другие, воспринимается как должное. Это практика учит замечать помощь и доброту людей, которые меня окружают. Знать, что я не один и всегда могу рассчитывать на поддержку. И вообще, рядом со мной много классных ребят. Иногда я понимаю, что стоило сказать спасибо только в момент выполнения этого задания, тогда я пишу сообщение с благодарностью. И каждый раз, когда я это делаю, чувствую себя счастливым!

Записываю минимум одно доброе дело, которое я сделал для кого-то другого. Не обязательно что-то значительное, может быть, простой комплимент. Это задание, наоборот, обращает моё внимание на то, что я могу сделать для окружающих. Просто придержать дверь человеку с сумками уже здорово. И я замечаю, что стал делать такие поступки чаще.

Последним пунктом записываю новые знакомства, случившиеся со мной за день. Я могу перекинуться парой фраз с человеком в очереди или поболтать с официантом в кафе. Этот пункт появился после случая во время тренировки. В конце утренней пробежки в лесу я делаю упражнения на спортивной площадке. Однажды ко мне подошёл мужчина, который тоже там тренировался, и спросил, зачем я сюда пришёл. Я как-то растерялся и говорю: «Заниматься». На что он ответил: «Нет, за здоровьем, и я тоже пришёл за этим. Так давайте пожелаем друг другу здоровья!» После этого я стал здороваться всегда и со всеми, кто приходил на эту площадку. Сейчас там сформировалось маленькое комьюнити. И это очень круто!

Совершенно не обязательно заполнять все пункты каждый день. Если ничего не случилось, не беда, главное приучить себя обращать внимание на то, что ежедневно происходит вокруг.

В конце каждой недели анализирую статистику. Смотрю на график КПД. Это показатель, который показывает отношение полезного времени к общему количеству часов бодрствования. Если вижу какие-то провалы, сопоставляю с событиями дня и ищу закономерности. Итоги подвожу утром в воскресенье, пока домашние спят, и в это же время планирую задачи на следующую неделю. Таким образом, понедельник я начинаю сразу с полезных дел, а не с планирования и раскачки. Каждый раз перед составлением планов прохожусь по большим целям на год, затем сверяю цели на месяц и потом перехожу к планированию недели. Это помогает не отклоняться в недельных целях от главного курса. После того, как составил план на неделю, начинаю раскидывать задачи по дням. Сначала расставляю задачи с чётким временем — съёмки, лекции, встречи. Затем раскидываю плавающие задачи — обработку, написание текстов и запись видеокурсов. Всё расписание я визуализирую в календаре. Мне известны временные интервалы, необходимые на каждую задачу, а с календарём я сверяюсь на всякий случай, не вылетел ли за рамки. Стараюсь поставить больший объём работы на начало недели, а к концу иметь запас свободного времени. На случай, если возникнет дополнительная работа или придётся что-то экстренно передвинуть.

В конце каждого месяца я провожу большое ревью. Описываю, как прошёл месяц, сравниваю показатели с предыдущим периодом, смотрю, что удалось сделать и что сорвалось, пытаюсь понять причины. Каждый месяц оцениваю по нескольким показателям, рисую колесо, на лучах которого находятся важные для меня цели. Это колесо наглядно показывает конечность моих ресурсов. Как бы я ни старался сделать все проекты на максимум, каждый месяц получается так, что если в какой-то области преуспел, то где-то обязательно провис. И это нормально, в следующий месяц чуть смещаю приоритеты, чтобы подтянуть хвосты в отстающих проектах.